Privatlivspolitik
Alora Rejser
Hos Alora Rejser er vores fornemmeste opgave at give dig “ro i maven” før, under og efter din ferie. Denne tryghed gælder i høj grad også vores behandling af dine personoplysninger. Fordi vi arrangerer rejser med særligt fokus på tilgængelighed, har vi brug for mere detaljerede oplysninger om dig end et traditionelt rejsebureau, herunder oplysninger om dit helbred og dine hjælpemidler.
I denne privatlivspolitik beskriver vi fyldestgørende og gennemsigtigt, hvordan vi indsamler, behandler, videregiver og beskytter dine personoplysninger, samt hvilke rettigheder du har i den forbindelse.
1. Dataansvarlig og kontaktoplysninger
1.1. Alora Rejser er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi indsamler om dig i forbindelse med din bestilling og rejse.
1.2. Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger, eller hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte os her:
Alora Rejser
Adresse: Gjessøvej 56, 8600 Silkeborg
CVR-nr.: 46391772
E-mail: info@alorarejser.dk
Telefon: +45 40 50 07 80
2. Hvilke personoplysninger indsamler vi?
2.1. For at kunne levere din rejse og sikre, at alle dine behov imødekommes, indsamler og behandler vi følgende kategorier af personoplysninger:
A. Almindelige personoplysninger:
- Identifikationsoplysninger:Fulde navn, nøjagtigt som angivet i dit pas, køn og fødselsdato.
- Kontaktoplysninger:Adresse, telefonnummer og e-mailadresse.
- Rejsedokumenter:Pasnummer, udstedelsesdato, udløbsdato og nationalitet.
- Økonomiske oplysninger:Betalingsoplysninger og faktureringshistorik.
- Rejseoplysninger:Dine bestilte destinationer, rejsedatoer og eventuelle særønsker til flysæder eller diæter.
B. Særlige kategorier af personoplysninger (følsomme oplysninger):
Da Alora Rejser specialiserer sig i rejser for personer med behov for tilgængelighed, indsamler vi helbredsoplysninger og oplysninger om funktionsnedsættelser for at kunne planlægge din rejse forsvarligt.
- Helbred og diagnoser:Oplysninger om dit specifikke fysiske handicap eller dine diagnoser.
- Hjælpemidlers specifikationer:Nøjagtige mål, mærke, højde, bredde, længde og vægt, på medbragte hjælpemidler som f.eks. manuelle kørestole eller el-scootere, da dette er et ultimativt krav for flyselskabernes sikkerhedsgodkendelse.
- Behov på destinationen:Behov for hjælpemidler på destinationen, f.eks. sengeheste, el-seng, toiletstol eller lift.
- Pleje og assistance:Behov for personlig pleje, ledsager eller medicinering under rejsen.
3. Formål og det juridiske grundlag
3.1. Vi behandler udelukkende dine personoplysninger til udtrykkeligt angivne og legitime formål. Vores retsgrundlag for behandlingen afhænger af oplysningernes karakter:
Opfyldelse af kontrakt, almindelige oplysninger:
Vi behandler dine almindelige personoplysninger for at kunne indgå og opfylde aftalen med dig om levering af den bestilte pakkerejse, herunder udstedelse af flybilletter og reservation af hotel.
Retsgrundlag: Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.
Udtrykkeligt samtykke, følsomme oplysninger:
Behandlingen af dine helbredsoplysninger og behov for hjælpemidler sker udelukkende på baggrund af dit udtrykkelige samtykke, som du afgiver i forbindelse med bestillingen. Dette samtykke er en forudsætning for, at vi kan booke specialindrettede værelser og få dine hjælpemidler godkendt af flyselskaberne.
Retsgrundlag: Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra a.
Retlig forpligtelse:
Vi opbevarer fakturaer og betalingsoplysninger for at overholde gældende dansk lovgivning, herunder Bogføringsloven, samt Pakkerejselovens regler om dokumentation.
Retsgrundlag: Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c.
Legitim interesse, markedsføring og evaluering:
Vi kan behandle almindelige kundeoplysninger til at sende dig evalueringsskemaer efter rejsen for at forbedre vores service. Bruger vi situationsbilleder fra rejser, hvor du optræder, til vores markedsføring, indhenter vi altid særskilt samtykke til dette.
Retsgrundlag: Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
4. Hvem videregiver vi dine oplysninger til?
4.1. For at din rejse overhovedet kan gennemføres, er det en nødvendighed, at vi videregiver relevante dele af dine personoplysninger til vores underleverandører og samarbejdspartnere. Vi deler kun de oplysninger, der er strengt nødvendige for den enkelte leverandør:
- Flyselskaber: Navn, pasoplysninger og de præcise mål/vægt på dine hjælpemidler.
- Hoteller og overnatningssteder: Navn, datoer og specifikke krav til tilgængelighed på værelset.
- Lokale agenter og transportselskaber: Navn og behov for specialtransport, f.eks. liftbus, på destinationen.
- Offentlige myndigheder: I tilfælde af lovkrav, f.eks. krav om forhåndsregistrering af passagerer ved indrejse i visse lande (Advanced Passenger Information).
- IT-leverandører, databehandlere: Vi benytter eksterne IT-systemer, f.eks. bookingsystemer og e-mailudbydere, som behandler data på vores vegne. Disse er underlagt strenge databehandleraftaler, som sikrer, at de overholder GDPR.
5. Overførsel til tredjelande
5.1. Rejser du til en destination uden for EU/EØS, et såkaldt tredjeland, indebærer dette i sagens natur, at vi skal overføre dine oplysninger til flyselskaber og hoteller i det pågældende land.
5.2. Beskyttelsesniveauet i lande uden for EU/EØS er ikke altid det samme som i Danmark. Vi overfører dine oplysninger på et af følgende juridiske grundlag:
- EU-Kommissionens tilstrækkelighedsvurdering: Landet er officielt anerkendt af EU-Kommissionen som havende et tilstrækkeligt databeskyttelsesniveau.
- Nødvendigt for opfyldelse af kontrakt, undtagelse: Hvis landet ikke har et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, overfører vi udelukkende dine oplysninger til leverandøren i tredjelandet, fordi overførslen er strengt nødvendig for, at vi kan opfylde vores aftale med dig om at levere den bestilte rejse. Retsgrundlag: Databeskyttelsesforordningens artikel 49, stk. 1, litra b.
6. Sikkerhed – Sådan passer vi på dine data
6.1. Vi har implementeret høje tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine personoplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, tab, ændring samt uautoriseret adgang. Dette er særligt vigtigt for os, da vi håndterer følsomme helbredsoplysninger. Vores systemer er sikret med adgangskontrol, og kun medarbejdere, der har et reelt arbejdsbetinget behov, har adgang til dine følsomme oplysninger.
7. Opbevaring og sletning
7.1. Vi opbevarer kun dine personoplysninger i det tidsrum, der er nødvendigt for at opfylde de formål, de blev indsamlet til:
- Følsomme oplysninger, handicap, hjælpemidler m.m.:Disse slettes eller anonymiseres senest 6 måneder efter din hjemkomst, da de udelukkende bruges til afviklingen af den konkrete rejse. De kan dog opbevares længere, hvis der pågår en aktiv klagesag eller et forsikringskrav.
- Regnskabsmateriale:Fakturaer og betalingsdokumentation opbevares i indeværende regnskabsår plus 5 år for at overholde den danske Bogføringslov.
- Almindelig kundehistorik:Opbevares i op til 3 år efter seneste rejse med henblik på at kunne yde dig en bedre service ved din næste booking, hvorefter de slettes, medmindre du aktivt beder os beholde dem længere.
8. Dine rettigheder
8.1. I henhold til Databeskyttelsesforordningen har du en række rettigheder i forhold til vores behandling af dine oplysninger:
- Ret til indsigt:Du har ret til at få oplyst, præcis hvilke personoplysninger vi behandler om dig, og til hvilket formål.
- Ret til berigtigelse:Mener du, at de oplysninger, vi har om dig, er forkerte, f.eks. en stavefejl, der kan påvirke din flybillet, har du ret til at få dem rettet øjeblikkeligt.
- Ret til sletning, “Retten til at blive glemt”:Du kan i særlige tilfælde anmode om at få slettet dine personoplysninger, inden vores generelle slettefrister indtræffer.
- Ret til begrænsning:Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset vores behandling af dine data til kun at bestå af opbevaring.
- Ret til dataportabilitet:Du har ret til at modtage de oplysninger, du selv har givet os, i et struktureret og maskinlæsbart format.
- Ret til indsigelse:Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine data, særligt hvis behandlingen sker med henblik på direkte markedsføring.
- Ret til at trække samtykke tilbage:Du kan til enhver tid trække dit udtrykkelige samtykke til behandlingen af dine følsomme helbredsoplysninger tilbage. Vigtigt: Trækker du samtykket tilbage forud for din rejse, vil Alora Rejser ikke længere lovligt kunne behandle kravene til din tilgængelighed. Dette vil medføre, at vi ikke kan gennemføre din rejse, hvilket vil blive betragtet som en afbestilling fra din side, underlagt de almindelige afbestillingsgebyrer.
9. Automatiske afgørelser og profilering
9.1. Alora Rejser anvender ikke automatiserede individuelle afgørelser eller profilering, som f.eks. automatiske algoritmer til at hæve priser baseret på din adfærd eller til at afvise bookinger. Alle bookinger og vurderinger af tilgængelighed håndteres personligt af vores medarbejdere for at sikre den korrekte hjælp.
10. Klage til Datatilsynet
10.1. Hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på, opfordrer vi dig til altid at kontakte os først.
10.2. Du har dog altid ret til at indgive en officiel klage til Datatilsynet, som er den nationale tilsynsmyndighed for databeskyttelse i Danmark. Datatilsynet kan kontaktes via deres hjemmeside: www.datatilsynet.dk.